【线上公益讲座】疫情影响下,企业主如何挺过难关?

March 16, 2020

随着全美新冠肺炎疫情的进一步扩大,当地时间3月15日,纽约市市长在新闻发布会上宣布其将签署一项行政令:限制所有餐厅、酒吧和咖啡馆只可提供打包和外卖服务,而电影院等娱乐场所必须停业;该行政令将于美东时间周二(3月17日)上午9点起生效。

 

新冠疫情的扩散波及了众多行业,出于对员工和顾客的健康及公共卫生安全的考虑,各大企业主纷纷根据当前疫情状况制定应对方案。在当前紧急情况之下,各大企业主应如何正确应对,来减少疫情对企业的影响?在今天的文章中,我们将从劳工、租约和经营三个方面为各位企业主提供参考策略。

 

员工远程办公的薪资问题

 

新冠疫情下,多数雇主指示员工直至公司发出进一步的通知前,在家进行远程工作。在远程办公期间,各位雇主需确保根据联邦和地区对于工时的相关规定来支付员工薪资,具体政策如下:

 

白领超时豁免的员工

首先需明确的是,所有雇员的远程工作都必须被支付其相应薪资。除极个别情况之外,白领超时豁免的员工不论其当周实际工作量如何,雇主都必须向其支付本周全部薪水;除非员工因自身原因缺席,或接受其他福利政策的补偿。如果员工因雇主的指示或企业经营的要求而缺席工作,则雇主必须向超时豁免的员工支付其每周的全薪。另外,无论何种情况下,超时豁免员工都必须满足相应的条件来维持其豁免状态。若远程工作政策使得超时豁免员工的工作职责发生变化,雇主则应该在新情况下重新对该员工的豁免资格进行评估。

 

非超时豁免员工

通常,由于企业的暂时关闭或工作需求量的减少,企业主可自由减少非超时豁免员工的工时。一些区域的雇主在员工到达工作地点之后要求其返回家中的,需支付一定量的“召集”报酬。例如在纽约,如果某些非豁免员工提前回家,则可以按纽约州最低工资标准来获得最多三小时的“召集”报酬。

 

对于因需求增加、人员减少等原因而考虑延长其非豁免雇员的正常工作时间的雇主,部分州的法律要求雇主对这些员工加薪。例如,在纽约州,如果员工的工作日开始和结束的间隔时间超过10小时(包括白天的任何休息时间),则大多数雇主被要求以州最低工资标准加薪一小时。

 

当非豁免员工远程办公时,雇主难以追踪其具体工作时间,从而具有更大风险面临非常规工作时间及加班时间的薪水支付问题。为确保员工的所有工作时间都得到相应报酬,雇主可采取下列的措施:

 

  • 雇主可通过适用的书面政策,要求所有员工(包括远程工作的工人)同步且准确记录所有工作时间。该书面政策应明确规定,非豁免员工不得在无薪休息时间从事工作,未经事先批准,他们除正常安排的工作时间外不得从事额外工作;

  • 提醒管理人员尽量不要在计划的工作时间之外将与工作相关的请求传达给非豁免员工,以维持时间表记录的一致性;

  • 提醒非豁免雇员记录其阅读工作材料和回复电子邮件所花费的时间,这些时间均为工作时间;

  • 各州法律(如纽约州和加利福尼亚州)中带薪或不带薪的用餐和休息时间的规定,仍然适用于远程工作的员工。

 

持H-1B签证的外籍员工

根据美国劳工部的相关规定,雇主必须向持H-1B签证的外籍员工根据其LCA上的现行工资标准支付薪水,即便员工因工作量减少而缺席工作。未支付相应薪水可能会导致员工的H-1B身份失效,甚至该员工可能面临非法滞留美国的情况。同时,雇主也可能因此而被罚款并被要求支付拖欠的工资。

 

员工人员变动问题

 

临时解雇员工

当前形势下企业主若需要对部分员工进行解雇,首先务必确保对该员工的解雇不是出于不适当的原因(如种族、性别等因素),而是出于对企业在特殊时期经营的考虑而做出的决定,并确保能得到员工的充分理解。

 

当企业主需要对员工的雇佣状态进行变更时,可先向专业劳工律师进行咨询。建议雇主以“临时解雇”的形式来进行员工的人员调整,以灵活应对今后可能出现的各种变化。

 

员工失业保险

当下关于员工失业保险的具体细节正在完善,以保护在疫情下由于多种原因而失业的员工。企业主可能需要向受影响的雇员提供有关其享受失业保险权利的证明。保险的具体条款目前仍不确定,希望在不久之后能得到政府的正面回应。

 

员工体温测量

在正常情况下,如果与工作无关或没有业务必要性,则对员工进行体温测量可能是非法的。但是,平等就业机会委员会(EEOC)在疫情期间的立场是,雇主应依靠CDC及地区公共卫生评估最新的消息来确定疫情是否上升到“直接威胁”的水平。目前,新冠病毒已在社区中广泛传播,雇主可能需要考虑对员工进行体温测量。实际上,感染新冠病毒的员工可能没有发烧等明显症状,因此体温检查也许不是保护员工的最有效方法。

 

当前的最佳做法是要求出现任何症状的员工返回家中,并向他们支付停工期间的补偿费用。在症状消失之前,不要让他们重返工作岗位。

 

租约及商业合同问题

 

疫情对不少企业的经营产生了一定的冲击,企业主在维持正常运营的同时,还需面临的问题便是租约及商业合同,主要将涉及以下几方面:

 

不可抗力因素

极少数租赁条约中的不可抗力条款完全解除了承租人的义务,常见的不可抗力条款中均表明,无论当前的新冠疫情是否构成不可抗力事件,在任何情况下承租人都不能停止或以其他方式延迟向房东支付租金。

 

供应商协议

绝大多数供应商协议都包含了个人担保,企业主与协议中的每项条款都密切相关,除非交易面临财务问题等情况而关闭。疫情期间,企业主若需终止协议或延迟向供应商付款,应及时将不可抗力因素下的决定告知对方。在这样的情况下,供应商很可能停止向企业提供他们的商品或服务,企业主需确保供应商已提前通知其计划上的任何变更。

 

房东减少房租

承租人需确保房东提供减租的书面协议,口头协议是无效的。若供应商同意修改付款协议,也需保证以书面形式呈现。

 

企业经营相关问题

 

营业税支付

截至目前为止,纽约州未出台相关政策来减少税额,企业主需始终缴纳营业税款。当前,因未及时缴税而受到的罚款为总税额的10%,应收的利息为未缴税款的6-7%。企业虽可以依靠一些救济措施来延迟缴纳税款,但不能保证政府将来会免除对延迟缴纳的罚款。

 

小型企业贷款

现阶段,纽约市和联邦政府还未就小型企业贷款发布任何计划。纽约市建议雇主进行电子邮件注册,并填写关于商业援助的调查,来等待进一步的通知。小型企业联盟(SBA)灾难援助办公室将与该州或地区的管理者协调,以提出经济伤害灾难贷款援助请求。在相应地区作出声明后,将向所有受影响的群体提供有关经济伤害灾难贷款援助申请程序的信息。

 

利用租约以外的空间

企业的经营应当继续按照租约中条款进行,使用条约之外,未经房东允许的空间和设备可能使企业主面临民事罚款以及其他相应责任。

 

营业中断险

当前,各保险公司未就是否针对当前疫情为企业提供营业中断险给出回应。企业主可等待保险相关动态的进一步更新。

 

疫情对于企业所造成的影响将是复杂且深远的,若各企业主无法积极主动采取合理的应对措施,则其商业经营很可能受到无法弥补的冲击。因此,我所特为各企业主筹划了一场线上公益讲座《疫情影响下,企业主如何挺过难关?》,将于本周四(3月19日)美东时间下午2点举办。欢迎点击此处填写报名表,JLG伯盛仲合将与您共克时艰!

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